入港前と入港時には、税関・入国管理局・海上保安庁・検疫・港湾管理者・運輸局などの関係官庁に書類を申請する必要があります。書類の中には２４時間前、前日の平日営業日１２時までなど締切時間が決められている書類もあり、入港情報の把握と適時書類を準備する正確性が求められます。
希望バースの手配申請、接岸時の綱とり業者との打ち合わせ、船長のリクエストに応じて水先人・タグボートの手配、荷役業者とのスケジュール確認なども行わなければなりません。

船舶代理店の仕事は書類提出だけではありません。停泊中にもし船員が体調を崩すなどした場合には病院へのアテンド、トラブルの際の通訳、船用品の手配、船長の買い物のお手伝いまで本船と船員にかかわることは基本的になんでも対応しています。この面で弊社ではロシア語が堪能なスタッフがそろっており、様々なニーズに対応できるようにしています。
また、船員の入れ替えがある場合には転船手続きや交通機関の手配、給油の手配、船舶修理の手配なども必要に応じて行います。

関係官庁への書類の提出、次港代理店への書類の引継ぎ、船長への天候情報の提供など、出港して本船が無事に次の港へ入港できるように離岸まで見届けます。